GECSOL SAS — Gestión Documental

CAILUN

Plataforma de Gestión Documental con Inteligencia Artificial para el ciclo de vida completo del documento: Captura → Transformación → Gestión → Almacenamiento.

¿Qué es CAILUN?

CAILUN es la solución de Gestión Documental Inteligente de GECSOL SAS. Permite a las organizaciones digitalizar, clasificar, firmar y almacenar sus documentos de forma segura utilizando Inteligencia Artificial, OCR avanzado y flujos de aprobación electrónica. Cubre el ciclo completo DLM (Document Lifecycle Management) en 4 etapas.

Ciclo DLM — 4 Etapas

1. Captura

Digitalización masiva desde escáner, MFP, IoT, correo o carga manual. Compatible con Ricoh, Kyocera, Canon, HP, Konica Minolta, Lexmark, Sharp, Xerox, Epson, Brother y más.

2. Transformación

OCR con IA para extraer texto y datos estructurados de documentos físicos y PDFs escaneados. Clasificación automática por tipo de documento.

3. Gestión

Flujos de aprobación, firma electrónica certificada (WhatsApp/Email), control de versiones, auditoría completa y cumplimiento normativo.

4. Almacenamiento

Repositorio seguro en nube con búsqueda inteligente por contenido, metadatos o palabras clave. Retención y destrucción controlada de documentos.

Funcionalidades principales

OCR con IA: Reconocimiento óptico de caracteres con clasificación automática y extracción de datos.
Firma electrónica certificada: Flujos de firma por WhatsApp, correo o portal web. Validez legal.
Control de versiones: Historial completo de cambios con comparación de versiones.
Búsqueda inteligente: Buscar por contenido del documento, no solo por nombre de archivo.
Flujos de aprobación: Configuración de rutas de aprobación multinivel con notificaciones automáticas.
Almacenamiento en nube: Alta disponibilidad, cifrado en reposo y en tránsito.
Auditoría completa: Registro inmutable de quién accedió, modificó o aprobó cada documento.
Multi-marca: Compatible con equipos de las 10 marcas principales del mercado.
API de integración: Conexión con ERP (SAP, Odoo), AD/LDAP, SharePoint y sistemas propietarios.
Cumplimiento normativo: Adaptado a requisitos DIAN, retención documental colombiana y normativas internacionales.

Problemas que resuelve

Archivos físicos acumulados sin digitalizar ni indexar.
Búsquedas lentas e ineficientes en repositorios de documentos.
Procesos de firma en papel que ralentizan aprobaciones.
Falta de trazabilidad: no se sabe quién aprobó qué ni cuándo.
Riesgo de pérdida de documentos físicos críticos.
Incumplimiento de normativas de retención documental.

Beneficios clave

-80%

Tiempo en búsqueda de documentos

0 papel

Flujos de firma 100% digitales

360°

Visibilidad del ciclo documental

Ideal para

Empresas con alta carga de documentos físicos (facturas, contratos, hojas de vida, expedientes).
Organizaciones que requieren firma electrónica con validez legal.
Sectores regulados: financiero, salud, jurídico, gobierno.
Empresas que ya tienen NDD Print Portal 360 y quieren extender el ciclo documental completo.

Compatibilidad de marcas

CAILUN es compatible con equipos multifunción de: Ricoh, Kyocera, Canon, HP, Konica Minolta, Lexmark, Sharp, Xerox, Epson, Brother y otros fabricantes mediante conectores estándar TWAIN/WIA y protocolo NDD.

¿Quiere conocer CAILUN en acción?

Solicite un demo gratuito y nuestro equipo le mostrará la solución adaptada a su organización.

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